Checklists em Excel: Agendamentos em massa

O módulo de importação de dados do Checkbits permite criar agendamentos em massa a partir de uma planilha. Em vez de cadastrar cada agendamento manualmente, preencha um arquivo modelo e envie-o para gerar todos os agendamentos de uma só vez.

Baixar o arquivo modelo #

1. No menu lateral esquerdo, acesse Agendamentos.
2. Clique no botão Importar Dados, localizado ao lado de + Agendamento.
3. Na opção Criar, clique em Baixar arquivo modelo para importar.

Estrutura do arquivo #

O modelo possui duas abas: uma aba Config, que não deve ser alterada, e a aba Agendamentos, onde os dados são preenchidos. O arquivo já vem com linhas de exemplo e comentários nas células para orientar o preenchimento.

Dica: o exemplo é demonstrado no Google Planilhas, mas o preenchimento no Excel é equivalente. Exclua as linhas de exemplo antes de enviar o arquivo.

Preencher os agendamentos #

Cada linha corresponde a um agendamento. Preencha as colunas conforme abaixo.

Nome e formulários #

1. Em Nome_agendamento, informe o nome de cada agendamento.
2. Em Formularios, informe os checklists a serem agendados.
3. Para agendar mais de um checklist no mesmo agendamento, separe os nomes por duas barras verticais (||).

Atenção: os nomes dos checklists devem ser idênticos aos cadastrados na ferramenta, inclusive espaços.

Realização e datas #

1. Em Realizavel_em_atraso, defina Sim ou Não.
2. Preencha Data_inicio e Data_termino no formato ANO-MÊS-DIA (ex.: 2024-03-21).
3. Preencha Hora_inicio e Hora_terminio no formato de hora padrão.

Frequência #

Na coluna Frequencia, escolha a recorrência do agendamento. As opções incluem Nao_Repete, Todo_Dia, frequências semanais por dia da semana (ex.: Semanal_Segunda, Semanal_Quinta), Mensal_dia_atual e Anual_dia_mes_atual. Nas frequências semanal, mensal e anual, a data de início serve como dia de referência.

Responsáveis e tipo de agendamento #

1. Em Responsaveis, informe os e-mails dos responsáveis, idênticos aos cadastrados na ferramenta. Para mais de um responsável, separe os e-mails por duas barras verticais (||).
2. Em Agendamento_tipo, defina Exclusivo ou Compartilhado.

Exclusivo vs. Compartilhado: no tipo Exclusivo, é criado um agendamento separado para cada responsável. No tipo Compartilhado, um único agendamento atende a todos os responsáveis.

Para consultar os e-mails cadastrados, acesse Minha Empresa na ferramenta, onde a lista de e-mails fica disponível.

Inclua quantas linhas forem necessárias. Ao final, a planilha apresenta um agendamento por linha, pronta para envio.

Enviar e importar #

1. Baixe a planilha preenchida em formato .xlsx.
2. Em Agendamentos, abra novamente Importar Dados.
3. No campo Arquivo, selecione a planilha e clique em Enviar.
4. Acompanhe o resultado no menu Importações, que registra um log com a quantidade de agendamentos criados e eventuais erros.

Observação: agendamentos do tipo Exclusivo com mais de um responsável e mais de um checklist geram um agendamento por combinação. Verifique o log de importação para confirmar a criação de todos os agendamentos.

Em caso de dúvida, acione os consultores especialistas do Checkbits para apoio no processo.