Checklists em Excel: Criar checklists em massa

Recurso disponível a partir do plano Produtividade, a importação via Excel permite criar diversos checklists de uma só vez no Checkbits. Em vez de montar cada formulário manualmente, basta preencher uma planilha-modelo e enviá-la para a plataforma.

Acessar a importação #

A importação parte da aba Formulários, onde também ficam listados os checklists já existentes.

1. Abrir a aba Formulários no menu lateral.
2. Clicar no botão de importação (ícone de upload) no canto superior direito da lista.

Baixar o arquivo modelo #

A janela Importar Formulários oferece duas opções: Criar (novos checklists) ou Duplicar em massa. Para um checklist novo, manter Criar selecionado.

1. Clicar em Baixar arquivo modelo para importar.
2. Abrir o arquivo Modelo de Criação de Formulário baixado (Excel ou Google Planilhas).

Nota: a lógica é idêntica no Excel e no Google Planilhas; muda apenas a interface. A aba Config da planilha não deve ser alterada — qualquer edição nela gera erros na importação.

Estrutura da planilha #

O modelo segue a mesma lógica da criação de checklists pela ferramenta. Cada aba de formulário representa um checklist: quanto mais abas, mais checklists serão criados de uma vez. Diversas colunas trazem comentários explicativos.

Identificação do checklist #

• Nome_formulario: nome do checklist a ser importado.
• Tipo: Item ou Lista.
• Itens: deixar em branco — serve apenas como separador visual.

Questões e respostas #

• Titulo e Descrição: ambos obrigatórios em cada questão.
• Tipo_resposta: define o formato da resposta — Sim/Não, Opção, Reação, Nota, Valor texto, Valor numérico, Seleção, Assinatura, Data ou Bloco de valores.

Colunas de valores e opções #

Resposta desejada e obrigatoriedade: nas opções, marcar a resposta desejada com !! ao final do item (opt 2 !!); os demais itens passam a representar não conformidades. Em Seleção não há resposta desejada, portanto não usar !!. Em Bloco de valores, o !! marca o bloco como obrigatório.

Configurações extras de cada questão #

• Peso: peso da questão para a média ponderada.
• Nao_se_aplica: habilita ou não o botão “não se aplica”.
• Necessidade_de_foto: Não, Inconformidades, Sempre ou Opcional.
• Origem_de_foto_no_aplicativo: Instantânea, Galeria ou Ambas.
• Necessidade_de_comentarios: obrigatório ou opcional.
• Cria_plano_de_acao: gera plano de ação para o item conforme/não conforme.

Criar vários checklists na mesma planilha #

Para criar mais de um checklist no mesmo envio, usar uma aba de formulário por checklist (por exemplo, Formulario1 e Formulario2). Cada aba pode ter um nome diferente; o que identifica o checklist é o campo Nome_formulario. Para gerar apenas um, excluir as abas extras.

Importar a planilha #

1. Salvar a planilha em formato .xlsx.
2. Na aba Formulários, abrir Importar Formulários e manter Criar selecionado.
3. Em Selecionar departamento, escolher o departamento de destino.
4. No campo Arquivo, anexar a planilha (apenas .xlsx).
5. Clicar em Enviar.

Conferir o log e os checklists criados #

Após o envio, acompanhar o resultado na aba Importações, onde fica registrado o log de cada importação.

1. Abrir a aba Importações e localizar o registro mais recente.
2. Se houver erro, abrir o log para identificar a causa (por exemplo, um campo obrigatório deixado em branco). Corrigir a planilha e reenviar.
3. Sem erros, voltar à aba Formulários e atualizar a página (F5) — a publicação pode levar alguns instantes.

Dica: erros comuns vêm de campos obrigatórios vazios (como uma questão de assinatura sem as configurações extras preenchidas). O log aponta a coluna ou o item com problema, o que facilita a correção antes do reenvio.